HR ja palkkahallinto toimivat monessa organisaatiossa erillään, vaikka niiden työ on tiiviisti kietoutunut yhteen. Kun nämä kaksi toimintoa tekevät yhteistyötä sujuvasti, arki helpottuu, virheet vähenevät ja henkilöstöasiat hoituvat laadukkaammin. Tässä artikkelissa käymme läpi, missä HR:n ja palkanlaskennan prosessit kohtaavat, mitkä ovat yleisimmät yhteistyön kipupisteet ja miten yhteistä osaamista voi rakentaa.
Missä HR:n ja palkkahallinnon prosessit kohtaavat
HR ja palkkahallinto jakavat käytännössä koko työsuhteen elinkaaren. Rekrytoinnista lähtien palkkahallinto tarvitsee tiedot uuden työntekijän palkasta, työsuhteen ehdoista ja aloituspäivästä. Työsuhteen aikana muutokset, kuten tehtävämuutokset, palkankorotukset, poissaolot ja lisät, kulkevat usein HR:n kautta palkanlaskentaan. Työsuhteen päättyessä prosessit kohtaavat jälleen: irtisanomisajat, lomakorvaukset ja muut päättämiseen liittyvät laskelmat edellyttävät tiivistä tiedonvaihtoa.
Yhteisiä rajapintoja on siis paljon. Mitä paremmin molemmat osapuolet ymmärtävät toistensa työn logiikan, sitä sujuvammin kokonaisuus toimii.
Tiedonkulun katkokset – yleisimmät kipupisteet
Yksi yleisimmistä haasteista on se, että tieto ei kulje oikea-aikaisesti tai riittävän täsmällisenä. Palkanlaskenta saa tiedon muutoksesta liian myöhään, tai tieto on epätäydellinen eikä sisällä kaikkia tarvittavia yksityiskohtia. Tämä johtaa helposti korjauksiin, lisäselvittelyihin ja pahimmillaan virheellisiin palkkoihin.
Toinen yleinen ongelma on se, että HR ja palkkahallinto käyttävät eri järjestelmiä tai tallentavat tietoja eri tavoin. Kun yhteisiä käytäntöjä ei ole sovittu, syntyy helposti päällekkäistä työtä ja epäselvyyksiä vastuunjaossa. Tiedonkulun katkosten tunnistaminen on ensimmäinen askel niiden korjaamiseen.
Käytännön keinot yhteistyön tiivistämiseen
Yhteistyön parantaminen ei välttämättä vaadi suuria muutoksia. Usein jo selkeät pelisäännöt siitä, kuka ilmoittaa mistäkin ja milloin, tekevät merkittävän eron. Säännölliset yhteiset palaverit HR:n ja palkkahallinnon välillä auttavat pitämään molemmat osapuolet ajan tasalla ja ehkäisevät yllätyksiä.
Myös yhteisten prosessikuvausten ja lomakepohjien luominen vähentää tulkinnanvaraisuutta. Kun tiedetään, mitä tietoa tarvitaan ja missä muodossa, arki sujuu jouhevammin. Parhaimmillaan HR ja palkanlaskenta kehittävät prosessejaan yhdessä, ei erikseen.
Lainsäädäntö yhteisenä vastuuna
Työlainsäädäntö ja työehtosopimukset koskettavat sekä HR:ää että palkkahallintoa. Muutokset lainsäädännössä voivat vaikuttaa yhtä aikaa sekä työsuhteen ehtoihin että palkanlaskentaan, joten molempien on pysyttävä ajan tasalla. Vastuun jakaminen selkeästi on tärkeää, mutta yhtä tärkeää on varmistaa, että tieto muutoksista kulkee molempiin suuntiin.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kun esimerkiksi vuosilomalainsäädäntö tai sairausajan palkkasäännökset muuttuvat, muutoksen vaikutukset on arvioitava sekä HR-prosessien että palkanlaskennan näkökulmasta. Yhteinen ymmärrys lainsäädännön vaatimuksista vähentää riskiä siitä, että jotain jää huomaamatta.
Koulutus yhteisen osaamisen rakentajana
Yksi konkreettinen tapa tiivistää HR:n ja palkkahallinnon yhteistyötä on kouluttautua yhdessä. Kun molemmat toiminnot osallistuvat samoihin koulutuksiin tai webinaareihin, syntyy yhteinen käsitys aiheesta ja yhteinen kieli, jolla asioista voidaan puhua. Tämä vähentää väärinymmärryksiä ja rakentaa luottamusta tiimien välille.
Meillä EK-Tiedolla on pitkä kokemus juuri tällaisen monialaisen osaamisen tukemisesta. Koulutuksemme on suunniteltu palvelemaan niin HR-ammattilaisia, palkanlaskijoita kuin esihenkilöitäkin, ja usein saman koulutuksen äärellä istuu ihmisiä useammasta eri roolista. Tämä itsessään edistää yhteistyötä ja yhteistä ymmärrystä.
Haluatko syventää osaamistasi? Tutustu EK-Tiedon tuleviin koulutuksiin tai perehdy aiheeseen omaan tahtiin webinaaritallenteidemme avulla.